<p>Von einem verbindlich definierten Begriff kann im Zusammenhang mit der "digitalen Poststelle" noch keine Rede sein. Viele Experten und Anwender von Dokumenten-Management Systemen (DMS) verstehen bereits die "normale" Scanstelle als digitale Poststelle, falls dort der Posteingang digitalisiert und ueber elektronische Postkorbsysteme zu den Sachbearbeitern weitergeleitet wird. Foto: Vladislav Kochelaevs - Fotolia.com</p><p>Andere Anwender, die vielleicht noch kein DMS einsetzen, fassen die digitale Poststelle weiter und setzen den Begriff mit einem anderen ebenso wenig definierten Terminus gleich, der sogenannten Mailroom-Loesung. Hierunter versteht man in der Regel, dass jeglicher Dokumenteneingang in der Poststelle zentral aufgenommen und anschliessend digital in die Fachabteilungen verteilt wird, egal, aus welcher Quelle er stammt beziehungsweise auf welchem Wege er uebermittelt wurde. In diesem weiter gehenden Verstaendnis ist der Posteingang somit nicht auf die Papierpost begrenzt, sondern umfasst alle Medien und Verfahren, die bearbeitungsrelevante Dokumente zustellen, in vorderster Front E-Mail, aber auch Fax-Eingang und Datenuebermittlungen wie EDI sowie andere elektronische Datenaustauschverfahren.Herausforderungen im fruehen Papiereingang-Scannen</p><p>Das fruehe Scannen des gesamten Papiereingangs stellt zunaechst zahlreiche Herausforderungen an Unternehmen. Auf der organisatorischen Seite gibt es wesentliche Fragen zu klaeren, beispielsweise nach welchen fachlichen Kriterien der Dokumentenzuschnitt erfolgen soll oder ob der Anhang als separates Dokument oder als Folgeseiten des Anschreibens gescannt werden soll.</p><p>Zudem gilt es zu klaeren und zu organisieren, wo das Papier im Anschluss an die Scanverarbeitung gelagert werden soll. Diese Aufgabe ist wichtig, wenn beispielsweise ein spuerbarer Anteil der Post noch im Original benoetigt wird - wie etwa Kundenunterlagen, die wieder zurueckgesendet werden muessen. Anwender muessen definieren, fuer welchen Zeitraum die Lagerung der Originale vorzusehen ist: Zunaechst sind diejenigen Unterlagen, die dauerhaft aufbewahrt werden sollen, von den zu vernichtenden Unterlagen zu trennen und anschliessend in eine entsprechende Lagerstaette zu transportieren. Haeufig kommen fuer die Trennung Regeln zum Einsatz, die von der Klassifizierung der Dokumente abhaengig sind, wie zum Beispiel "Vertraege 10 Jahre aufbewahren, Korrespondenz nach kurzer Zwischenlagerung vernichten".</p><p><a href="http://www.computerwoche.de/a/die-digitale-poststelle,2533636">Keep reading...</a></p>